Mô hình 5S của Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội

5S, đơn giản và hiệu quả

5S là một phương pháp quản lý nhằm mục đích cải tiến môi trường làm việc. Đây cũng là một chương trình, hoạt động thường trực trong một doanh nghiệp hoặc ở một đơn vị hành chính. Theo tiếng Nhật, 5S là 5 chữ cái đầu của các từ: Sàng lọc (Seiri), Sắp xếp (Seiton), Sạch sẽ (Seiso), Săn sóc (Seiketsu) và Sẵn sàng (Shitsuke). 

Sàng lọc (Seiri) là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc. Sắp xếp (Seiton) là bố trí, sắp đặt mọi thứ ngăn nắp theo trật tự hợp lý để dễ dàng, nhanh chóng cho việc sử dụng. Sau đó tiến hành bước giữ gìn vệ sinh nơi làm việc, máy móc, thiết bị để đảm bảo môi trường, mỹ quan nơi làm việc, gọi là Seiso, tức Sạch sẽ. Khi thực hiện tốt 3S kể trên, đơn vị thực hiện sẽ liên tục duy trì, cải tiến nơi làm việc, gọi là Seiketsu, tức Săn sóc. Và thành công của 5S là tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc - đó là bước cuối cùng trong mô hình 5S: Shitsuke, tức Sẵn sàng. 

5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn. Mô hình này xuất hiện ở Nhật Bản và trở thành công cụ quản lý hữu hiệu, sớm được áp dụng rộng rãi trên thế giới, trong đó có Việt Nam.

Nằm trong dự án HaUI-Jica, về phát triển nguồn nhân lực công nghiệp do Trường Đại học Công nghiệp Hà nội thực hiện, với sự hỗ trợ kĩ thuật từ Cơ quan hợp tác quốc tế Nhật Bản (JICA), 5S thực sự đã mang lại những hiệu quả nhất định. Dự án được bắt đầu thực hiện từ tháng 01 năm 2010 và tiến hành trong 3 năm.

Những khó khăn bước đầu

Theo khảo sát của Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội đối với khoảng 100 doanh nghiệp trong năm 2010, đánh giá chung về sinh viên của Trường đều có tiềm năng về chuyên môn, nhưng thái độ làm việc chưa thực sự chuyên nghiệp và ý thức kỉ luật chưa cao. Rất nhiều doanh nghiệp đã hy vọng Nhà trường sẽ triển khai hoạt động 5S cho sinh viên. Nhưng để thay đổi thói quen của sinh viên không phải là điều dễ để thực hiện và thành công ngay. 

Bằng sự quyết tâm và đồng lòng từ Ban Giám hiệu nhà trường, tới các cán bộ, giảng viên, Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội đã cam kết thực hiện 5S tại nơi làm việc và nơi công cộng, lập ra Uỷ ban 5S và nhóm hành động 5S. Uỷ ban 5S bao gồm 19 thành viên, dưới đó là nhóm hành động 5S ở các đơn vị. Mỗi đơn vị sẽ cử ra 1 đến 4 cán bộ phụ trách việc thực hiện 5S cụ thể theo hoạt động của Nhà trường. Hàng tháng, Đoàn Thanh niên và Hội Sinh viên là đầu mối triển khai và báo cáo việc thực hiện tới Uỷ ban 5S.

Tuy nhiên, khi mới áp dụng vào Nhà trường, 5S gặp rất nhiều khó khăn. Ngoài khó khăn trong việc xây dựng chương trình hành động, các điều kiện về cơ sở vật chất cũng khó đáp ứng được việc thay đổi ngay lập tức thói quen của giảng viên. Một số thầy cô giáo còn chưa hiểu hết rằng, thực hiện 5S không hề tốn kém mà là tận dụng những gì đang có, sau quá trình thực hiện rút kinh nghiệm và cải tiến để mô hình thêm phát triển...

Sau khi được hướng dẫn và tập huấn, chính các giảng viên là lực lượng chính để tiến hành áp dụng 5S đến sinh viên. Việc thầy Hiệu trưởng và các giảng viên đi nhặt rác một cách tự giác sẽ khiến sinh viên thay đổi thói quen của mình bên cạnh việc tuyên truyền và hướng dẫn thực hiện các bước của mô hình 5S.

Bà Đỗ Thị Thanh Loan - Thư kí Uỷ ban 5S chia sẻ: Ban đầu khi thực hiện bước 1 là Sàng lọc (Seiri), Nhà trường đã cần hơn 10 chiếc ô tô tải để chở những đồ đạc không cần thiết đi. Sau đó, các em sinh viên thay vì bỏ chạy khi được nhắc nhở nhặt rác đã sẵn sàng nhặt rác khi được nhắc và có ý thức hơn trong việc sử dụng điện tiết kiệm, cũng như giữ gìn vệ sinh trong nhà xưởng.

Nhân rộng mô hình 5S trong giảng đường đại học

Từ tháng 4/2011, Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội đã kiện toàn cơ cấu tổ chức hoạt động 5S và nhận thấy rõ những lợi ích mà mô hình này mang lại. Môi trường làm việc cho giảng viên và sinh viên thoải mái, an toàn và hiệu quả nhờ sắp xếp tài liệu hợp lý và khoa học. Ý thức, tác phong làm việc của giảng viên và sinh viên được nâng cao. Từ đó, Nhà trường nâng cao chất lượng đào tạo, thu hút sự quan tâm của các doanh nghiệp, tổ chức, đoàn thể. Bên cạnh đó, Đại học Công nghiệp Hà Nội cũng giảm thiểu lãng phí tiền bạc, thời gian trong công việc, giảng dạy và học tập.

Nhà trường tổ chức ngày 5S (thường vào ngày 25 hàng tháng) và tuần 5S (2 tuần trong 1 tháng với sự tham gia của các doanh nghiệp, tổ chức và cơ sở đào tạo). Tính đến nay, Đại học Công nghiệp Hà Nội đã tổ chức thành công 4 tuần 5S với các chủ đề khác nhau.

Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội đặt mục tiêu duy trì hoạt động mang lại hiệu quả trong việc thực hiện 5S và đảm bảo tính bền vững cho dự án 5S. Nhà trường đã lên kế hoạch hành động cho các hoạt động 5S năm 2013, chuẩn bị chủ đề và các điều kiện khác cho các tuần 5S tiếp theo. Nhà trường đang phấn đấu làm tốt hơn và phổ biến mô hình này cho các trường đại học, cao đẳng khác, cũng như nhân rộng ra xã hội. Sự thành công này đã và đang thu hút các trường đại học và cao đằng quan tâm và mong muốn áp dụng 5S tại cơ sở.